Является ли обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации работа в программном обеспечении Microsoft Word (MS Word) при создании файлов (писем), содержащих персональные данные, с расширениями .doc или .docx?
В соответствии с пунктом 3 статьи 4 от 27.07.2006г. №152-ФЗ "О персональных данных" под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
В соответствии с пунктом 4 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006г. №152-ФЗ "О персональных данных" под автоматизированной обработкой персональных данных понимается обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники (СВТ).
MS Word - текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра, редактирования и форматирования текстов статей, деловых бумаг, а также иных документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. MS Word не является системой управления базами данных. В MS Word с файлами с расширениями .doc или .docx возможны следующие операции:
- запись;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- передача (распространение, предоставление, доступ);
- удаление
В соответствии с Руководящим документом "Средства вычислительной техники
Защита от несанкционированного доступа к информации
Показатели защищенности от несанкционированного доступа к
информации", утвержденного решением председателя Государственной технической
комиссии при Президенте Российской Федерации
от 30.03.1992г. под СВТ понимается совокупность программных и технических элементов систем обработки данных, способных функционировать самостоятельно или в составе других систем. С учетом вышеизложенного MS Word является программным элементом системы обработки данных СВТ.
В соответствии с ГОСТ 20886-85 "Организация данных в системах обработки данных. Термины и определения" под файлом понимается идентифицированная совокупность экземпляров полностью описанного в конкретной программе типа данных, находящихся вне программы во внешней памяти и доступных программе посредством специальных операций. Согласно ГОСТ 20886-85 под базой данных (БД) понимается совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. Таким образом объектом управления в MS Word являются файлы с расширением .doc или .docx, которые не являются БД.
С учетом выше изложенного при обработке персональных данных на СВТ с использованием MS Word при совершении действий с файлами (письмами) с расширением .doc или .docx включая запись, хранение, уточнение (обновление, изменение), передача (распространение, предоставление, доступ), удаление осуществляется автоматизированная обработка персональных данных.
В связи с тем, что MS Word не является системой управления БД, а файлы (письма) с расширением .doc или .docx не являются БД, то СВТ без БД не будет являться информационной системой персональных данных (пункт 10 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006г. №152-ФЗ "О персональных данных").